7 passos para diminuir o impacto durante a implantação de um software ERP nos times
Grandes mudanças sempre trazem riscos. Confira 7 dicas de nosso Global Head de Transformação Digital para reduzir o impacto de uma implementação ERP!
Já falamos aqui neste blog sobre como as soluções de gestão integrada trazem grandes mudanças para as organizações. Contudo, a fase de implantação de um software ERP, assim como em toda nova solução, pode trazer gargalos por causa da robustez e do impacto da mudança.
Por isso, tomando como base nossa expertise de longa data de implementação de softwares ERP, especialmente as ferramentas SAP como exemplo, daremos 7 dicas de como diminuir o impacto dessa mudança sobre os times.
→ Leia também: Sistema SAP: saiba tudo o que você precisa sobre esse ERP
Acompanhe este artigo, entenda como diminuir os impactos da implantação de um software ERP no dia a dia do seu setor, como mapear o e dicas valiosas para auxiliar na gestão dessa mudança.
Em que tipo de processos atua um software ERP?
No artigo Por que você deve usar um sistema ERP no seu negócio?, falamos amplamente sobre os softwares de gestão empresarial, conhecidos popularmente como ERPs.
Recapitulando, caso você tenha caído de paraquedas nessa publicação ou seja um explorador de primeira viagem sobre o tema, sistemas ERP são softwares usados para criar uma unidade empresarial sistêmica, integrando informações e organizando o fluxo de trabalho entre os diversos setores de uma empresa.
Os sistemas ERP podem auxiliar empresas no controle de gestão de processos em diversas áreas de atuação, tais como:
- Gestão financeira total
- Integração eficiente da gestão fiscal e tributária
- Controle de estoque e suprimentos
- Gestão comercial, vendas e CRM
- Gestão de colaboradores
- Gerenciamento de risco
- Gestão de projetos
ERP: o guia definitivo para implementar o seu software de gestão empresarial
E quais áreas são impactadas por um software ERP?
Bem, isso vai depender do software que você escolher.
Tomando como base o sistema SAP, por exemplo, podemos ver como sua grande abrangência de recursos trazem elementos que podem ilustrar a amplitude da mudança que um software de gestão empresarial pode trazer para os negócios.
Confira abaixo que áreas a implementação de um sistema SAP toca:
FI (Financial Accounting)
Responsável por rastrear o fluxo de dados financeiros em toda a organização de maneira controlada e integrar todas as informações para uma tomada estratégica eficaz de decisões.
CO (Controlling)
Coordena, monitora e otimiza todos os processos em uma organização. Ajuda também na análise dos números reais fazendo uma comparação com os dados planejados nas estratégias de negócio.
SD (Sales and Distribution)
Dá suporte às atividades de vendas e distribuição de produtos e serviços de uma empresa, desde a consulta ao pedido até finalização com a entrega.
MM (Material Management)
Relaciona-se com o movimento de materiais da organização – incluindo atividades como logística, gerenciamento da cadeia de suprimentos, vendas e entrega, gerenciamento de depósitos, produção e planejamento.
PP (Production Planning and Control)
Realiza o planejamento e gerenciamento da produção. Funciona em conjunto com vendas, atuando junto com operações, planejamento de recursos de distribuição, planejamento de necessidades, entre outros.
QM (Quality Management)
Contribui com a gestão da qualidade nos processos de uma organização. Para alcançar sua finalidade, o módulo possui integração com diversos outros processos: aquisição e vendas, produção, planejamento, inspeção, notificação, controle e outros.
PM (Manutenção)
Gerencia todas as atividades de manutenção em uma organização. Na prática, corresponde às atividades-chave que incluem inspeção, notificações, manutenção corretiva e preventiva, reparos e outras medidas para manter um sistema técnico ideal.
Se você gostou dessa solução, explicamos mais sobre o SAP neste artigo. Mas calma, estes ainda não são os 7 passos de que falamos no início. Eles têm mais a ver com transformação cultural e gestão da mudança.
E entraremos nesse assunto a partir de agora.
Quais são os possíveis impactos da implementação de um software ERP?
Para Bruno Medina, Global Head of Digital Transformation na MJV Londres, “a transição de uma série de sistemas legados e processos para um sistema de gestão unificado e integrado requer cuidados”.
A realidade é que a administração desse processo pode ficar bem mais fácil quando se trabalha com a gestão de mudança, uma abordagem estruturada, concebida para auxiliar e apoiar a empresa, as equipes e as pessoas durante um processo de mudança de um determinado contexto para outro.
“O principal objetivo num processo de gestão de mudança é possibilitar que tudo ocorra de forma serena e integrada aos ambientes e realidades de trabalho, mitigando os choques de cultura”, explica o executivo.
→ Leia também: Business Transformation: gestão de mudanças para a transformação de negócios
A Gamificação como aliada na gestão da mudança
Bruno aponta ainda que o uso de soluções como plataformas de treinamento gamificadas têm a capacidade de incrementar a participação, gerar engajamento e comprometimento dos colaboradores/usuários com a mudança, seja qual for o contexto de negócio.
Mas, para tal, é preciso entender essa adaptação como parte de um processo de transformação cultural, em que, assim como no lançamento de uma solução para o mercado, é preciso entender os perfis comportamentais da equipe, para, então, iniciar um processo de gestão da mudança.
Portanto, primeiro você precisa de processos bem definidos. Toda nova grande implementação em uma empresa envolve uma transformação cultural e necessita o acompanhamento e a gestão desse processo, que pode ser mais ou menos demorado de acordo com a curva de aceitação dos colaboradores.
É claro que há modelos de implementação que facilitam a aderência e diminuem o tempo desse processo. Clique aqui e saiba como a MJV construiu uma experiência com gamificação para integrar todo o complexo de lojas de uma multinacional da área da construção e treinar 9 mil funcionários.
→ Case: Experiência gamificada integra e capacita 9 mil colaboradores no varejo
Análise de sentimentos é peça central na gestão da mudança
Entretanto, segundo Bruno Medina, é necessário dar um passo anterior para entender quais são as reações que as pessoas esboçam durante o início de um processo de implementação.
“Durante todas as fases de implementação da solução SAP, que podem ser longas e perdurar por muitos meses, todo mundo fica muito ansioso com a receptividade. Ninguém sabe ao certo o que vai acontecer”, diz Bruno Medina.
Portanto, você que está considerando iniciar a migração para um sistema ERP deve ter atenção a 3 tipos diferentes de sentimento que os profissionais costumam demonstrar em relação à mudança:
- Apatia: alguns profissionais não reconhecem como o seu dia a dia irá mudar com a chegada de um novo sistema. Eles ainda não se deram conta de que não é a simples troca de uma tecnologia. Os apáticos precisam ser chamados à realidade; precisam ver a seriedade da mudança.
- Positividave excessiva: os otimistas acreditam que o novo sistema será uma panaceia que resolverá todos os problemas. Eles precisam se engajar desde o começo para perceber que as regras de negócio e as atividades também vão sofrer alterações e, portanto, eles continuarão tendo desafios.
- Negatividade: talvez o mais sério dos casos, quando os profissionais assumem um comportamento negativo frente à implementação e não reconhecem os benefícios trazidos pelo novo sistema.
→ Como resolver? Anunciar as mudanças com transparência e incluir todos desde o início resolve boa parte dos problemas. Se a mudança envolve todos na organização, não permita que o assunto seja debatido apenas por um núcleo fechado de tomadores de decisões. É preciso oferecer visibilidade sobre os benefícios, possíveis gargalos e desafios que surgirão pela frente, discutindo o processo de adaptação amplamente.
E por que é importante identificar os perfis comportamentais?
De acordo com Bruno Medina, a identificação dos perfis comportamentais é fundamental no momento de direcionamento dos esforços para a gestão da mudança.
O executivo defende que somente conhecendo a forma com que as pessoas se comportam durante o processo de implementação é que é possível pensar em modelos melhores de capacitação e treinamento. “Sabendo identificar nos times a maneira com que os profissionais lidam com a mudança, fica mais fácil trazer as abordagens de sensibilização”.
7 passos para diminuir riscos da implementação de um software ERP
Como você viu nos parágrafos acima, nossas soluções saem do forno sob uma ótica holística de processos, sempre com o cliente (interno ou externo) no centro do processo e sob as melhores e mais modernas boas práticas de experiência que há no mercado.
Por isso, gostaríamos de oferecer 7 dicas para diminuir riscos na implementação de um software ERP, usando como base os aprendizados da construção de uma plataforma gamificada que citamos no case.
Confira!
1- Torne pessoas ativas e proativas do processo
Geralmente as pessoas são passivas. Ao implementar jogos, a empresa está incentivando a interação, ao mesmo tempo em que torna consciente o processo de mudança.
2. Simule situações e comportamentos que precisarão ser adotados a partir do novo sistema
De uma forma bem mais descontraída, é possível fazer com que as pessoas vivenciem as novas regras do negócio, que passarão a vigorar a partir do momento em que a nova solução estiver em operação.
Os treinamentos convencionais costumam ser cansativos, inclusive com pouca aderência ou absorção dos conteúdos. Ao gamificá-los, a empresa mostra de uma forma mais envolvente como é fácil aprender fazendo.
3. Estimule a colaboração e integração
Quando jogamos, os objetivos coletivos e as missões individuais ficam mais evidentes e não conflitantes. Uma das caracterísitcas dos jogos é que o jogador sempre sabe para onde está indo. Os objetivos são claros e são passados por meio de uma narrativa.
Por isso, gamificar o processo de gestão da mudança pode mostrar que todos devem trabalhar para a implementação da solução; não só o pessoal de TI.
4. Crie uma visão positiva e única da mudança
Com atividades gamificadas, os papéis são bem definidos e, através disso, é possível estimular comportamentos diferenciados; coordenar várias ações em prol de um mesmo objetivo, mitigando as resistências e os comportamentos “rebeldes”.
5. Convide a equipe para envolver-se com mais efetividade
Outra característica dos jogos é a participação voluntária. As pessoas jogam por prazer. Então, se o processo for gamificado, elas vão se envolver com a gestão da mudança de uma forma muito mais apaixonada.
6. Abra caminho para que as pessoas criem as próprias mudanças
O sistema é novo e impõe mudanças na rotina. Porém, os comportamentos só mudarão se as pessoas estiverem engajadas. Um projeto de Gamificação bem estruturado oferece ferramentas para que as pessoas descubram as mudanças.
7. Estimule comportamentos necessários para o sucesso da implementação
Com a Gamificação, é possível criar uma dinâmica em que os próprios colaboradores repliquem os conhecimentos, a partir do entendimento da interdependência que a solução traz. Os exemplos positivos passam a se destacar, num efeito cascata de boas práticas.
